SOP is een afkorting voor Standard Operating Procedure. Het zijn, kort gezegd, werkinstructies binnen je bedrijf. SOP’s helpen je om taken te standaardiseren die regelmatig terugkeren. Het loont om je hierin te verdiepen, een overzicht te maken van al deze taken en standaardprocedures op te stellen. Wat het je oplevert? Rust, inzicht en de mogelijkheid om gemakkelijker processen uit handen te geven of over te dragen aan iemand binnen je (toekomstige) team. In deze schriftelijke werkinstructies wordt uitgebreid uitgelegd hoe een bepaalde handeling uitgevoerd wordt. Met SOP’s zorg je voor uniformiteit en voorkom je onnodige communicatie. Als je verder wil groeien met je bedrijf en team, is het vastleggen van standaard processen een belangrijk onderdeel.
SOP’s opzetten in drie stappen
- Braindump: schrijf een week lang alles op wat je doet, zodat je weet voor welke taken SOP’s opgesteld moeten worden.
- Documenteer: zorg ervoor dat je nauwgezet documenteert hoe je elke taak uitvoert. Bedenk dat dingen die voor jou logisch lijken, voor een ander misschien wel nieuw zijn. Omschrijf van a tot z hoe je elke taak uitvoert.
- Verzamel: zorg ervoor dat je alle SOP’s op een centrale plek opslaat. Door ze te verzamelen voorkom je vragen.
Voordelen van het werken met SOP’s
- Je gaat taken standaardiseren, dat is gemakkelijker, sneller en geeft iedereen die voor je werkt, duidelijkheid.
- Door te werken met standaardprocedures geef je je bedrijf een eigen identiteit. Van de handtekening tot het lettertypegebruik en templates voor e-mails en social media.
- Door met SOP’s te werken, sluipen er minder fouten in taken die worden uitgevoerd. Iedereen die de procedure volgt, werkt immers op dezelfde manier.
- Het is veel gemakkelijker om taken uit handen te geven. Zelfs als je nu nog geen (uitgebreid) team om je heen hebt, kun je in de toekomst eenvoudig een expert inschakelen en direct inzetten.
Meer weten over SOP’s en zelf aan de slag gaan met het standaardiseren van procedures? Als Online Business Manager creëer ik voor jou structuur en overzicht, zodat je vanuit daar verder kunt groeien. Ik ben een praktische coach voor ondernemers, en help je om weer grip te krijgen op je bedrijf en de beste tools in te zetten. Samen zorgen we ervoor dat je het plezier in het ondernemen weer (her)ontdekt en je team en bedrijf laat groeien. Laten we kennismaken en plan hier een gratis en vrijblijvend gesprek in.
